关于做好2024届毕业研究生档案材料归档工作的通知

各学院：

为做好我校毕业研究生档案材料归档工作，确保学生档案的完整、安全、有效，现就做好2024届毕业研究生档案材料归档工作通知如下：

一、归档材料

二、归档时间

毕业班辅导员收集整理好上述材料后，按照通知时间（时间稍后通知）到研究生处学生档案室（正行楼7008）领取学生档案，在7003室将各类材料归档。

三、归档步骤

第一步：领取档案袋，档案袋正面填写学生姓名、学院、专业、学号等信息，将档案袋按班级、学号顺序排开；

第二步：将每个毕业生的归档材料分别放在该生的档案袋上；

第三步：检查全班档案材料与档案袋上姓名，一一对应后，再将档案材料分别放入该毕业生的档案袋中，并在相应的份数栏写上份数、备注栏用钢笔打勾；

第四步：学院间互查装档材料是否准确无误；

第五步：密封档案袋开口，粘贴“阜阳师范大学学生档案封条”，并加盖骑缝章；

第六步：辅导员在“装档案人”处签名并填写装档时间；

第七步：将密封好的档案装入EMS专用邮寄袋，密封袋口，粘贴“高校毕业生档案封装专用”密封条及邮寄地址。

第八步：装档完毕后，请装档人员将档案袋以班为单位，按学号由小到大的顺序捆扎，交回学生档案室。

四、归档要求

1.各学院在收集、整理毕业生归档材料时，务必认真检查各类材料内容是否完整、齐全，手续是否完备，凡规定由组织审查鉴定盖章的，必须有承办单位的鉴定和公章，并注明日期；文字的填写必须是铅印或蓝黑、碳素墨水。

2.以学院为单位，由各毕业班辅导员负责装档。毕业生档案材料的归档工作，时间紧、任务重、要求严，各学院务必在装档前将材料准备工作做好，提前将装档材料按每位毕业生归类，避免集中装档时出现混装、错装现象。装档人员要认真核对每一份毕业生档案材料是否齐全、完整，确保不出现任何差错；严格按归档材料装档，如教师资格认定只需装“教师资格认定申请表”，教师资格认定的其他相关申请材料无需归档；2024届研究生在研一入校档案核查时，各学院从学生档案里提走的党员材料、团员材料需要毕业班辅导员收集并归档。

                                        研究生处

                                                                   2024年7月8日